Как повысить продуктивность

Как повысить продуктивность
Говорят, что у гениев в сутках 36 часов, ведь они успевают гораздо больше, чем обычные люди за 24 часа. Есть два способа увеличить производительность - либо увеличить количество часов, либо работать умнее. Быть более продуктивным на работе - это не такой редкий талант и непостижимое искусство как ракетостроение, но это требует более осознанного тайм-менеджмента. Нужно пройти через несколько простых, но эффективных стратегий повышения производительности труда.

Планировать наперед

Мы все знаем, что такое стресс, который может возникнуть из-за напряженной рабочей недели. Особенно, когда человек лежит на кровати в воскресенье вечером, думая обо всем, что у должно произойти на следующей неделе.

Однако, если бы человек планировал заранее, будь то ежедневно, еженедельно или ежемесячно - он бы чувствовал больше контроля над своей повседневной жизнью. Планирование на будущее имеет много преимуществ, так как человек будет тратить меньше времени на беспокойство о том, что произойдет. Это связано с тем, что при создании эффективного плана можно оставаться подотчетным.

Если у человека нет ясности в отношении того, что ему нужно сделать по состоянию на сегодняшний день, он, вероятно, почувствует себя занятым, но не продуктивным. Стоит начать планировать свои дни заранее, даже накануне вечером, и можно будет увидеть, как удается не только сделать больше за меньшее время, но и испытать более легкий поток к жизни, полной полезной работы, которая повышает ценность жизни.

Поэтому убедиться, что человек начинает планировать свой день, по крайней мере, накануне вечером, чтобы получить максимальную отдачу от него.

Как повысить продуктивность

Поставить реалистичные цели

Многие из нас проходят через жизнь и свою карьеру с целью или задачами. Постановка целей заключается не только в том, чтобы установить общее направление жизни. В 1980 году исследователи из Университета Мэриленда сделали крупнейшее исследование, когда-либо проведенное относительно связи между постановкой целей и производительностью.

Результаты с точки зрения постановки целей были выдающимися, и далее в работе говорится: “Основными механизмами, с помощью которых цели влияют на эффективность, являются направление внимания, мобилизация усилий, повышение настойчивости и мотивация разработки стратегии”. Из этого можно узнать, что, устанавливая цели и работая над их достижением в раннем возрасте, наша жизнь будет более полезной для других и существенной, никогда не поздно начать.

Имея это в виду, лучший способ поставить цели - это использовать концепцию SMART, которая имеет несколько вариаций:
• S - специфический, значительный.
• M - измеримый, значимый.
• A – согласованный, достижимый, приемлемый, ориентированный на действия.
• R - реалистичный, актуальный, разумный, полезный, ориентированный на результат.
• T - временный, своевременный, ощутимый, отслеживаемый.

Все цели всегда должны быть:
• Четко определены - поэтому вместо того, чтобы сформулировать тезис как “получить новый навык на работе”, следует сказать таким образом “научиться проводить деловую встречу онлайн”.
• Реалистичными. Ставить себе цели, которые достижимы с помощью ресурсов, доступных прямо сейчас, а не “когда-то в будущем”.
• Сложными. Если цель, которую человек ставит перед собой, легко достичь, это не цель. Это небольшая задача. Человек должен рассматривать цель как вызов, для достижения которого требуется время и усилия. Стоит начать с постановки цели, которая может показаться немного выше того, на что человек способен, и таким образом он сможет сделать больше, чем считает.
• Значимыми. Цели или задачи, которые человек ставит перед собой, должны дать чувство борьбы за лакомый кусочек.

Постановка целей помогает повысить производительность, так как человек будет заботиться об их достижении и, следовательно, будет сосредоточенным и последовательным в своей работе.

Отслеживать и ограничивать, сколько времени тратится на задачи

Человек может подумать, что довольно хорошо измеряет, сколько времени он тратит на различные задачи. Однако некоторые исследования показывают, что только около 17 процентов людей могут точно оценить течение времени. Такой инструмент, как Rescue Time, способен помочь, точно сообщив человеку, сколько времени он тратит на повседневные задачи, включая социальные сети, электронную почту, текстовый процессор и приложения.

Более того, человеку всегда нужно находиться под контролем, чтобы не тратить свой временной ресурс попусту. И ощущение того, что за ним следят (в данном случае речь идет о программе), поможет держать себя под контролем и не заниматься самообманом. Ведь многие люди отрицают факт того, что задействуют свой временной ресурс неграмотно, так как игнорируют количество раз, которое они обновляют на телефоне ленту новостей в Фейсбуке.

Как повысить продуктивность

Делать регулярные перерывы

Звучит нелогично, но запланированные перерывы на самом деле могут помочь улучшить концентрацию. Некоторые исследования показали, что короткие перерывы во время длительных задач помогают поддерживать постоянный уровень производительности, работа над задачей без перерывов приводит к постоянному снижению производительности. Но здесь важно четко придерживаться конкретного правила, выбрать, сколько времени для отдыха является оптимальным вариантом. Например, некоторым нужно прерываться раз в тридцать минут, другим - раз в час.

Установить сроки (которые будут определены самостоятельно)
Хотя мы обычно думаем о стрессе как о плохой вещи, управляемый уровень самонавязанного стресса на самом деле может быть полезен с точки зрения сосредоточения внимания и помощи в достижении целей.

Для открытых задач или проектов стоит попробовать установить себе крайний срок, а затем придерживаться его. Человек может быть удивлен, узнав, насколько сосредоточенным и продуктивным может быть, когда смотрит на часы.

Также рекомендуется назначать свой дедлайн раньше официального. Например, если сдача проекта запланирована на 10 июля, то закончить его восьмого или девятого. Так будет время, чтобы еще раз трезво взглянуть на происходящее, воспроизвести повторную оценку своих успехов, сформировать картину восприятия проекта заказчиком.

Следовать правилу двух минут

Предприниматель Стив Оленски рекомендует внедрить правило двух минут, чтобы максимально использовать небольшие “окна” времени, которые у есть на работе. Идея такова: если человек видит задачу или действие, которое может быть выполнено за две минуты или меньше, стоит сделать это немедленно.

По словам Оленски, выполнение задачи сразу на самом деле занимает меньше времени, чем необходимость вернуться к ней позже. Реализация этого сделала его одним из самых влиятельных контент-стратегов в Интернете.

К тому же, человек, который не выполнит задачу за две минуты, будет еще потом долго думать об этом “секундном” деле. И тем самым тратить свой временной ресурс размышляя о том, что как-то раз он его однажды таки выполнит.

Сказать “нет” встречам

Речь идет не о кофе-брейке с сотрудниками и коллегами, и не о брейншторминге. По данным Atlassian, средний офисный работник ежемесячно проводит более 31 часа на непродуктивных встречах. Прежде чем организовывать следующую встречу, стоит спросить себя, можно ли достичь тех же целей или задач по электронной почте, телефону или веб-встрече (что может быть немного более продуктивным).

Таким образом можно сэкономить время на перемещении по городу, на пробках, на организационных процессах и на других составляющих, которые попросту расходуют время. Более того, было доказано, что 80% людей во время карантина смогли спокойно работать в режиме онлайн.

Но все-таки, если есть необходимость встретиться вживую и обсудить рабочие вопросы, следует организовать собрание таким образом, чтобы оно принесло максимальную пользу. Есть некоторые доказательства того, что постоянные встречи могут привести к увеличению группового возбуждения, снижению дистанции и повышению эффективности групп. В те моменты, когда встречи неизбежны, можно протестировать несколько необычных способов стимулировать творчество, процессы мышления во время встреч.

Как повысить продуктивность

Прекратить многозадачность

Хотя мы склонны думать о способности к многозадачности как о важном навыке повышения эффективности, на самом деле верно обратное. Психологи обнаружили, что попытка выполнить несколько задач одновременно может привести к потере времени и производительности. Вместо этого стоит взять привычку выполнять одну задачу, прежде чем перейти к следующему проекту.

Как правило, те люди, которые находятся “всегда и везде” не успевают абсолютно ничего. Они пытаются проявлять активность, но нигде не достигают максимальной результативности и продуктивности в своих действиях.

Воспользоваться преимуществами поездок на работу и обратно
Вместо того чтобы сидеть в социальных сетях, использовать Facebook, стоит задействовать это время, чтобы сформировать несколько электронных писем, создать свой ежедневный список дел или провести мозговой штурм.

Также можно включить аудиокнигу, написать поздравительное сообщение другу и так далее. Это отличная оптимизация свободного времени с целью получения выгоды. Ведь в больших мегаполисах дорога в день, в среднем, может занимать около трех часов. И крайне глупо терять такой большой кусок времени.

Отказаться от иллюзии совершенства

Реальность такова, что ничто никогда не идеально. Вместо того, чтобы тратить время на погоню за этой иллюзией, стоит вытащить свою задачу в меру своих возможностей и двигаться дальше. Лучше выполнить задачу и делегировать ее, при необходимости всегда можно вернуться и отрегулировать или улучшить ее позже.

Главное - не поддаваться желанию осуществить все максимально точно и идеально, поскольку это невозможно. Большинство профессий не связаны с физикой и математикой, где есть конкретная формула, по которой нужно решать задачу. Нет конкретных параметров, согласно которым можно оценивать результативность.

Взгляды заказчика и исполнителя не всегда могут совпадать, но это не повод для грусти, скорее - это возможность узнать взгляд другого человека касательно вопроса и в следующий раз выполнить немного иначе, но при этом не загоняя себя в жесткие рамки.

Делать перерывы на физические упражнения

Согласно исследованию, опубликованному в Журнале медицины труда и окружающей среды, использование рабочего времени для физических упражнений может фактически помочь повысить производительность. По возможности рекомендуется интегрировать в установленный график в течение недели время для прогулки или посещения тренажерного зала. Это может быть именно тем, что необходимо, чтобы очистить голову и вернуть внимание.

Также рекомендуется установить на свой мобильный телефон или компьютер специальную программу, которая будет давать подсказку, что пора сделать перерыв, размять шею, посмотреть в окно или поморгать глазами.

Как повысить продуктивность

Отключить уведомления

В рабочее время стоит отключить уведомления и вместо этого встроить в свой график время для проверки электронной почты и сообщений. Все это часть проактивности. Также интересным является тот факт, что когда человек занят решением одного вопроса, и при этом находится здесь и сейчас, он не думает о чем-то другом, а значит, автоматически становится счастливым.

Общаясь с близким человеком, нельзя думать о грядущем брифинге. А сидя в офисе, не стоит думать о том, как человек будет играть в бир-понг в субботу. Ведь смысл счастья заключается в том, чтобы находиться здесь и сейчас. Уделять время тому, что нужно. Соответственно, нельзя отвлекаться на уведомления, которые даже не всегда, как подсказывает практика, несут прикладную пользу. Иногда даже спам-рассылка может отвлечь и заставить человека потеряться в своих мыслях.

Чтобы оптимизировать уровень производительности, человеку в комплексе нужно избавиться от всех вещей, которые крадут время. Для многих из нас это могут быть электронные письма, уведомления по телефону или социальные сети. Мы все настолько зависимы от того, что постоянно находимся в сети, телефоны держим в руках и смотрим на что-то, что по факту, не играет никакой роли. Мы смотрим в телефон, и не понимаем, что тратим часы на часы продуктивного времени.

Пока человек на работе, коллегам также очень легко отвлечься. Один хочет выпить кофе, а другой просто “заскочил в чат” и делает рассылку анекдотов, пока другой пытается включить голову и выполнить свои задачи. Все эти перерывы приводят к изменению структуры работы и снижению производительности. Так что же можно сделать, чтобы остановить эти отвлекающие факторы? Ну, например, научиться работать умнее, а не усерднее, и начать устанавливать границы.

Это может включать в себя:
• Установка “рабочего времени”, чтобы люди знали, когда человек доступен и недоступен.
• Отключить телефонные уведомления.
• Установить время для проверки социальных сетей и электронной почты, чтобы не делать этого во время работы над чем-то.
• Использовать такие инструменты, как функции планирования и режима работы BlockSite, чтобы работать и успешно реализовывать запланированные перерывы, с целью получения максимальной отдачи от своего дня и минимизировать отвлекающие факторы.
• Блокировать веб-сайты, которые крадут внимание и, следовательно, снижают вашу производительность.

Минимизируя отвлекающие факторы, человек заметит, как быстро его производительность увеличится. Нет лучшего чувства, чем это чувство полной удовлетворенности в конце долгого рабочего дня.

Работать с 90-минутными интервалами

Исследователи из Университета штата Флорида обнаружили, что известные личности (спортсмены, шахматисты, музыканты и т. д.), которые работают с интервалом не более 90 минут, более продуктивны, чем те, кто работает 90 минут с лишним. Они также обнаружили, что наиболее эффективные люди, как правило, работают не более 4, 5 часов в день. Звучит неплохо, особенно если учитывать тот факт, что это действительно реально.

Обустроить вокруг уют и комфорт

Это может показаться маловероятным, но некоторые исследования показывают, что оснащение офиса эстетически приятными элементами, такими как растения, может повысить производительность до 15 процентов. Стоит оживить свое офисное пространство картинками, свечами, цветами или чем-либо еще, что вызывает улыбку на лице. Другие идеи по увеличению коэффициента счастья можно посмотреть на Пинтересте.

Ко всему прочему, задействовать можно аромадиффузоры, стенды, фотографии с близкими людьми, сладости, орешки и все, что создает впечатление уюта.

Минимизировать перерывы (в меру своих возможностей)

Короткие перерывы, похоже, приводят к изменению рабочего шаблона и соответствующему снижению производительности. Минимизация перерывов может означать установление рабочего времени, где прописан каждый перерыв и его длительность. Важно не “перегнуть палку” со временем для работы и отдыха. В борьбе за продуктивность “ну еще пять минуточек на кофе” может плохо закончиться.

Если человек чувствует необходимость повысить производительность на работе, стоит сопротивляться искушению. Для начала нужно поставить время на паузу и подумать о том, как можно работать грамотнее, а не усерднее. Чтобы не чувствовать себя как белка в колесе, но при этом иметь возможность похвастаться максимальной производительностью.
Представляем Вашему вниманию статью на тему Как повысить продуктивность. У нас на сайте размещены материалы с советами на все случаи жизни, есть ответ на любой вопрос начинающий со слова "как", так же разделы новости политики, новости мира, новости экономики, новости общества, армии, науки, hi-tech, бизнесе, спорте, авто, кино и тв и обо всем, что так или иначе связано с этим. Сайт содержит как обзорную информацию в статьях, так и большое количество аналитической информации. Свежие и актуальные новости экономики позволяют подробнее узнать о тех или иных экономических критериях и показателях, разобраться в деятельности организаций, вопросах функционирования товарных и финансовых рынков.

Публикация на тему Как повысить продуктивность собрала в себе максимум полезной информации, которая представлена удобочитаемым текстом и легка в восприятии. Будьте в курсе новостей финансовых рынков и аналитики. Совместите приятное с полезным, проведите Ваше время с нашим порталом советов и новостей.
Система навигации сайта позволяет на интуитивном уровне ориентироваться среди многочисленных статей. Сайт регулярно обновляется, не пропустите самые важные новости!